宛西制药:用ERP促进管理创新

2009-05-19 16:47:57

作者:李鹏凯

河南省宛西制药股份有限公司(宛药)始建于1978年,1998年改制为股份制企业。公司生产的中成药有浓缩丸、颗粒剂、口服液、片剂、胶囊等九个剂型,上百个品种,是我国最大的浓缩丸生产基地和中原最大的口服液生产基地。
1999年起,宛药投资近四百万元建设企业信息网络,实施ERP项目,并专门成立了以副总经理为组长的ERP项目领导小组,亲自参与项目确定、方案的落实,时刻关注ERP的进展情况。通过与软件供应商的密切合作,项目进展顺利,并取得了较好的实施成效。

管理基础及问题

“宛药”的计算机应用工作起步于1991年,在1991-1999年其间,公司内部除实行了车间生产管理、产品成本核算、三大费用考核、库存管理、计划统计、财务管理等单机软件外,还自行开发了销售、成品库和财务应收帐联网网络软件。虽然这些软件在公司的发展,尤其在查堵管理漏洞方面发挥了很大的作用,但由于受当时技术条件和管理水平的局限,造成各管理系统相对独立,开发环境和应用平台差异很大,信息代码化没有统一的标准,应用水平也参差不齐,各子系统形成一个个信息“孤岛”,很难实现企业内部的信息共享,企业的信息资源无法得到合理利用,限制了企业的发展。
随着企业运行机制的转换,原有粗放式的管理模式已经无法满足现代企业管理要求,主要表现在以下几个方面:
1.企业生产环节缺乏先进有效的管理方法,内部资源缺乏合理配置;
2.企业内部信息沟通不畅,上传下达不及时;
3.企业产、供、销出现脱节,库存资金较大;
4.财务、销售自成系统,数据严重不符,企业死呆帐数目增大;
5.成本计算缺乏科学依据,控制难度增大;
6.对全国各地的配货中心管理困难,对异地产品库存及客户欠款不能有效控制;
7.缺乏强有力的内部基础规范化管理,亟待建立科学的管理体系和快速瓜的企业经营机制。
鉴于以上问题,公司领导层决定通过实施ERP(企业资源计划)系统,建立集成化管理信息系统,实现物流、资金流、信息流的统一,利用信息化提高企业管理水平和市场竞争力。

软件选型

要成功实施ERP软件,一个关键的因素就是选择好ERP产品。目前市场上提供的ERP产品很多,各有所长。我们在选择ERP软件的时候,重点考虑以下多方面问题:
软件的功能:首先,商品化的软件功能模块很多,适用范围较广,这就要求我们必须从自身行业出发,选择不同的功能模块来满足当前和今后发展的需要。其次,我们认为软件可用部分的比率取决于软件对企业的适用程度。另外,还要考虑系统的开放性是否预留了各种接口。
开发工具:任何商品化软件都不能完全适用于企业的需求,都或多或少有用户化和二次开发工作。所以商品化软件应提供必要的开发工具,并同时保证该开发工作简单易用,适用方便。
软件文档:商品化软件必须配备齐全的文档,其全面详细程度应达到用户能够自学使用。
售后服务与支持:售后服务与支持关系到项目的成败。售后服务包括:各项培训、项目管理、实施指导、二次开发及用户化,可由软件公司或专业的咨询公司来承担,必须由熟悉企业管理,有实施经验的专家组成顾问组,做售后支持与服务工作。
软件商信誉和稳定性:软件供应商应当有长期的发展战略目标,能够跟踪技术的发展和客户的要求,并不断对软件进行版本的更新和维护工作。
价格问题:价格方面要考虑软件的性能、功能、技术平台、质量、售后服务与支持等,同时也作投资效益分析,包括资金利润率、投资回收期。另外要考虑实施周期及难度,避免造成实施时间、二次开发或用户化时间过长而影响效益的兑现。
软件公司背景:在选择ERP软件时,企业要考虑该软件提供商的技术人员情况如何,对产品是否十分熟悉,实施人员是否具备较强的计算机技术和业务专业知识。另外,软件公司是否有成功的应用案例,也是非常重要的因素之一。
针对以上方面,1999年3月,公司派出专业技术人员和有关业务主管,历时6个月,行程两万余公里,先后考察了国内外6家知名软件公司,业务主管看功能、专业人员查底层,经过反复论证,我们最终选择了瑞典英泰峡(Intentia)公司开发的MOVEX系统,MOVEX系统的强大功能加上该公司的IMPLEX实施方法论和EPM企业流程管理器,他们相辅相成,构成一套完整的企业信息化解决方案,我们有信心这套专业的解决方案能够帮助宛药实现管理上的飞跃。

宛药ERP系统的特点

根据国内企业实施ERP的成功经难和失败教训,结合宛药自身实际情况,我们按照“突破重点、逐步展开、先易后难、分步实施”的十六字原则,先后实施了MOVEX系统的产品管理、客户管理、库存管理、销售业务管理、财务管理、应收帐款管理、帐务及报表等子系统,最后将实施的是采购管理、生产管理。以此,逐步建立起了具有“宛药”特色的,并符合企业经营需求的ERP系统。该系统以英泰峡公司的MOVEX软件为核心,充分吸收其先进的管理思想、理念和方法,结合自身企业生产经营的特点和实际需求,成功进行了客户化设计,既具先进性又实用性。

1.适合国内大、中型企业生产经营的特点
“宛西”作为国内大型的制药企业,我们拥有广泛的客户群,产品品种繁多,涉及企业管理业务的数据量非常庞大,业务流程也比较复杂。长期以来,死呆帐、三角债之类的总是严重困扰着企业。买方市场的形成迫使企业改变营销策略,以最大限度满足客户的需求,争取更大的市场份额。这些都增加了企业管理的难度。因此,在MOVEX系统实施过程中,除了对业务流程进行规范、重组,我们还对系统增加了企业必需的管理功能。

2.吸收先进的管理理念、思想和方法
ERP系统是面向整个企业的管理信息系统。它强调把整个企业看作一个系统,按系统的观点去分析和处理生产经营活动产生的物资流、资金流、信息流。整个系统是一个各子系统紧密联系、联动有序、相互制约、数据共享的高度集成的系统。我们在实施过程中,对相关的子系统的功能进行综合分析,将各子系统相关联的操作进行梳理、组合,打破了原有的部门之间的隔阂。从主要业务流程入手,按规定的条件和时序产生相关的信息。这样充分实现了系统的数据共享,保证了数据一致性和可靠性。

3.销售、成品库、生产、材料库、采购的新型关系
首先,市场需求会以客户订单出现,根据订单,我们就应该马上查询成品库库存情况,够了就发;如没有,马上查询车间半成品情况(包括在制品、半成品库存、待检产品),够了就生产(或检验),如不够,马上把所欠产品分解倒推至原、辅、包装材料,查询各材料库库存是否足够(包括风险库存),如不够,马上查询采购订单(需要确认,实际上是在途采购订单),如还不够,最后才会考虑向供应商发出采购订单。(当然,我们平时也会对一些季节性或稀缺材料实行屯积的方法。)这应该是公司最正常的运营方法,目前国内公司与国外公司的差别仅此而已。但仔细分析一下,就会发现这种方法在目前这种手工管理模式下是根本无法实现的,有且只有通过计算机管理才能实现。而且这种运营模式一旦形成,好处是不言而喻的:可以减少成品库存、减少在制品占压、减少半成品库存、减少各种材料库存、减少无效购买等,等于比现在节省了大量的流动资金,不但节约了利息,而且还可以将这部分资金用于其它地方,以扩充公司实力。然而,如果其中某个环节出了问题,就会影响公司的正常运行:无效购买导致资金占压、库存不足导致停工待料、库存过多导致资金占压、在制品过多导致资金占压、半成品过多导致资金占压、成品库存过多导致资金占压等,最严重的是不能满足客户要求,就会失去市场。只有做到“不早不晚,不多不少”,才是最高境界。

4.严格安全控制
我们在MOVEX系统内部设置了严密的安全控制,每个登录者都有明确的操作权限,任何登录者无法越权操作。操作权限由系统管理员统一管理,每个登录者都有登录的户名和密码,用户登录后,系统自动记载操作日志,避免误操作和非法删除数据。系统中对确认过的数据不允许删除,每一等操作记录都可以追溯到原始操作记录。

可靠的系统应用平台

宛药ERP系统的计算机软、硬件平台采用了IBM公司的产品。主机使用了AS/400 系列的服务器、系统软件使用AS/400和DB2数据库管理系统。IBM的产品技术先进、性能稳定可靠、有良好的技术支持。

ERP工程效益分析

一年多来,宛药实施MOVEX系统后所取得的成果,已经在财务、销售及库存管理方面得到充分体现,以财务管理为例:
宛药以前没有真正实行信誉额度控制,客户欠款一直距高不下,基本在八仟万到一个亿之间。利用MOVEX系统自有的发货信誉额度控制,根据每个客户上年与宛西业务情况,给他定一个可以有若干元欠款的信誉额度,一旦出现超限,系统会自动冻结与该客户有关的所有资料,只能输入客户订单,不能发货。系统等待主管人员查明情况,该发货的由主管亲自解冻,才能发货。目前宛西的客户欠款降到了五仟万以下。
过去宛药没有实行回款提醒和催收,上MOVEX时,根据宛药的销售政策,把客户回款时间量化,即将到期货款提前若干天开始提醒,一直到到期;到期还没回款的就开始打催收单。这样,公司可以做到心中有数,更会引起业务员的重视,客户也会知道宛西的管理加强了,该回的款不会象过去可以拖。从元月至五月底,宛西在不影响正常生产的情况下,提前还贷一仟四百万元,流动资金周转期由过去的270多天缩短至一年转五圈。
总的来说,MOVEX系统的实施使我们在企业管理领域前进了一大步,也为企业在激烈的市场竞争中取胜,提供了有效保证。
提高整个企业计算机管理系统、软件应用系统的集成度,彻底解决了信息“孤岛”的现象,实现了企业内外资源及信息的充分共享,从整体上提高企业对市场迅速作出反映的能力;对目前的买方市场现状,加大了客户管理的力度,运用先进的管理系统更多的获取各方面的数据,对客户的质量进行管理,减少死、呆帐;实行信誉额度控制。
企业所有常规产品和新开发产品的技术参数实行统一标准化管理,减少了数据冗余,增加了信息的准确化、标准化和集成化。
全面建成企业Intranet(内联网),并部分实现了与外地联络处的网络化数据往来。
规范并细化了仓库管理,有效控制了各类库存资源,提高了对客户的服务质量。
促进了企业体制、机制的管理创新,提高了新产品开发的速度,使企业从传统的制造模式转变为现代先进的制造模式。
为企业建立了科学的管理体系,推动了企业业务流程、管理流程的精细化、规范化和制度化,使各部门职责明确、科学合理。
培养了一批具备超前理念的技术和管理骨干。

原载于:Intentia

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